Amerikan ekibi 1 Kasım itibarıyla ön çalışmalar için otele geldi. Villalar dahil otelin tüm odaları heyete tahsis edildi. G20’nin başlamasıyla otelde konaklayan Amerikalıların sayısı 550’yi buldu. Başkan Barack Obama 15 Kasım itibarıyla sabah otele giriş yaptı. Başkan kendisi için hazırlanan süper lüks villada (Villa Leo) konaklamak yerine, daha mütevazi olan kral dairesinde (Royal Suit) konakladı. 16 Kasım Pazartesi sabahı otelin ana toplantı salonunda uluslararası basın mensuplarıyla bir basın toplantısı düzenleyen Barack Obama, toplantı sonrası otel sahipleri Zeynel Özdoğan, Ali Özdoğan, otel genel müdürü Ali Kızıldağ ve bazı otel müdürleri ile fotoğraf çektirdi. Başkan otelin mimarisine ve doğasıyla ilgili övgülerde bulundu. Otel yönetimi Amerika Başkanına tasarım sanatçısı Murat Uçar’a yaptırdığı üzerinde Başkan Barack Obama ve eşi Michelle Obama’nın çizimleri bulunan el yapımı saati ve Osmanlı tasarımlı bir ibrik hediye etti. Amerika başkanı daha sonra yakın ekibi ile programına devam etmek için otelden ayrıldı.
Amerikan başkanının konaklaması sırasında otel içerisinde ana bina ve çevresinde 2. bir güvenlik seviyesi oluşturuldu. Amerikan personelleri dahil herkes özel belirlenen giriş ve çıkış noktalarında X-ray ile arandı.
Özel olarak getirilen 3 köpek sürekli olarak bomba ve kimyasal araması yaptı.
Bir adet toplantı salonu acil basın açıklaması için tüm teknik ekipmanlarıyla hazır bulunduruldu. 32 oda tamamen boşaltılarak, Pentagon bağlantılı sistem odaları oluşturuldu. Ana bina 3 ve 4. katlar boşaltılarak başkan ve korumaları tahsis edildi. Başkan Barack Obama Royal Suite’de kaldı.
Amerikan heyeti toplam 250 özel araçla geldi. Başkanın aracı özel bir park alanına park edilerek yerli ve yabancı güvenlik elemanlarıyla 24 saat boyunca korundu. Fitness salonu ve SPA merkezi 05.00 - 23.00 saatleri arasında Amerikan heyeti için özel olarak hizmet verdi. Başkan otele geldikten kısa süre sonra fitness salonuna giderek spor yaptı. Beyaz saray WHAC grubu için A blok 3. kattaki odalardan tüm hareketli ve sabit mobilyaları boşaltıldı.
Türk Telekom ek bir altyapı ile 500Mbit metroethernet internet hattı ayrıca 150 telefon hattı tahsis etti. Beyaz saraydan başkanın sevdiği kanallardan oluşan özel kanal sıralamalı TV sistemi getirildi.
Başkanın mutfak ekibine 3 gün boyunca bir adet a’lacarte restoran mutfağı tahsis edildi. 2 aşçı ve 3 butlerdan oluşan ekip kendi getirdiği yiyeceklerin dışında özel kimyasal koku alan köpek taramasından sonra otelden taze sebze ve meyve tedarik ettiler. Başkanın asistanları ve ekibi başkan adına personel ve otel yöneticilerine Roset, koldüğmesi, B. Obama imzalı çikolata kutuları, Whitehouse ibareli mini şampanya şişeleri gibi hediyeler verildi.
Başkanın güvenliği nedeniyle otel içi personel koridorlarını kullandığından, bazı zamanlar mutfak ve ofis çalışanları bulundukları mekânı terk edemediler. Amerikan güvenlik tedbirleri neticesi, Amerika Dışişleri Bakanı John Kerry başka otelde konaklatıldı. Kerry daha sonra sorunsuz organizasyona teşekkür etmek için Calista Luxury Resort’e geldi. Otelin bir bloğunun çatısına Amerikan Başkanlık uydusu ile irtibatlı özel anten konuldu ve bu anten için çatıya özel bir platform oluşturuldu. Kral dairesinin tüm camlarının arkalarına kurşun geçirmez özel cam paravanlar konuldu. Ağır camların taşınması için otel teknik servisi tarafından özel araba yapıldı.
Kaldıkları bloklarda ısıtma sistemi çalıştırılmadı, kurmuş oldukları sistemlerinin stabil çalışması için soğutma sistemlerinin çalıştırılmasını istendi. Calista Luxury Resort, Başkan ve beyaz saray ekibine 45 kişilik özel eğitimli butler (özel kâhya) ile hizmet verdi. Amerikalı misafirler için Türk mutfağı ağırlıklı büfe ve sunumlar hazırlandı. Başkan odası yatak takımları kullanımdan üç gün önce başkanın ekibine teslim edildi.
Temizlik kimyasalları ve temizlik makineleri köpekler tarafından arandı. Başkan banyosunda otel buklet malzemeleri kullanılmadı. Başkan otelin havlularını kullandı. İstek üzerine tüm ıslak zeminler için kaydırmaz özel paspaslar temin edildi.
Başkanın dinlenme vakitleri için, sevdiği bilinen oyunları içeren oyun masası ve sevdiği müziklerin CD’leri konuldu. Başkanın odasında sevdiği çiçeklerden (Krizantem, gül, orkide) aranjmanlar yapıldı. Otelin genelinde de orkide çiçekleri dekorasyonda kullanıldı. Heyet konaklama süresince gazeteci alınmadı, fotoğraflar çekilmesine izin verilmedi ve çalışan personel ile gizlilik anlaşması yapıldı. Çamaşırları otel çamaşırhanesinde yıkanırken başında butler (özel kahyası) bekledi. Gizli servis başkanın gelmesinden önce otel sistem odalarını, kamera, otomasyon, yangın alarm ve benzeri bütün sistemleri kontrol etti. Başkanın istediği gazetelerin baskısı Türkiye’ye daha geç geldiğinden, gazeteler her gün otel bünyesinde bulunan tasarım ofisinde basıldı. Otel teknik servisi 200’den fazla maddede istenilen teknik çalışmaları eksiksiz tamamladı.
Amerikan heyeti sorumluları, Başkan Barack Obama’nın otelden ayrılmasından sonra, teknik ofisleri ziyaret ederek, son bir kez daha teşekkür etti.
